مهارات السكرتير الناجح والذي يتمتع بدور فعال و حيوي في أي مؤسسة أو شركة حيث أن السكرتير هو الشخص المسئول عن تنظيم كافة أمور الإدارة مثل ترتيب جدول الأعمال وحفظ أسرار العمل وترتيب وتنظيم المستندات والدفاتر الهامة ، ومِن الجدير بالذكر أنه ولكي يُمكن القول على السكرتير بأنه سكرتير ناجح لابد وأن يتمتع الشخص بعدد مِن المهارات والسمات المعينة فدعونا نتعرف على مهارات السكرتير الناجح والسمات التي يجب ان يتصف بها.
مهارات السكرتير الناجح .. المهارات الشخصية
دون شك فإن مهارات السكرتير الناجح كثيرة للغاية ومِن أهم هذه المهارات مجموعة المهارات الشخصية والتي تتمثل في :
- الإهتمام بالشكل الخارجي وارتداء الملابس الأنيقة النظيفة وياحبذا لو تكون رسمية ومناسبة قدر الإمكان مع أجواء العمل والإدارة.
- التمتع بشخصية قوية وقدر عالي مِن الثقة بالنفس.
- حسن التصرف والمعاملة والتمتع بإسلوب لائق ومُهذب.
- الحديث بطلاقة و بلغة مفهومة وواضحة وبالطبع بصوت معتدل بعيد عن الصراخ وكذلك ليست صوتاً خافتاً.
- الإلتزام بكافة القوانين المؤسسية وعدم مخالفتها في أي حال مِن الأحوال مثل عدم الضحك بصوت مرتفع أو تناول الطعام في المكتب أو التدخين والقوانين المؤسسية المُتفق عليها.
- التمتع بقدر كافي مِن الإتزان وهدوء الأعصاب والبعد كل البعد عن التوتر أو العصبية.
- الولاء للمؤسسة أو الشركة.
- التمتع بقدر كافي مِن المرونة في التعامل مع الأخرين.
مهارات السكرتير الناجح .. المهارات العملية
إضافة إلى مهارات السكرتير الناجح الشخصية فإنه يوجد عدد مِن المهارات العملية مِن مهارات السكرتير الناجح لابد مِن التمتع بها ولعل أهم هذه المهارات :
- امتلاك عدد جيد مِن اللغات التي بإمكانها مُساعدتك في التعامل بشكل جيد مع مختلفة الشركات في العالم.
- امتلاك القابلية على التعامل مع كافة تطبيقات الحاسوب المتعلقة بتنظيم العمل والوثائق وغيرها.
- التمتع بالمهارات العامة التي تُساعد على التعامل مع المراجعين والموظفين وضيوف المؤسسة بشكل جيد.
- امتلاك مؤهل علمي عالي في مجال عمل المؤسسة.
- القدرة على أرشفة أي قدر مِن المعلومات والقدرة على الرجوع لها في أي وقت بسهولة وسرعة.
- التمتع بمهارات التفاوض مع الأخرين والقابلية لتقبل الرأي الأخر.
- التمتع بمهارات إعداد التقارير والقدرة على إعداد أي تقرير قد يطلبه المدير.
- القدرة على تنفيذ إجرائات البريد الصادر والوارد معرفة كيفية إدارة وتداول المراسلات الداخلية بين الإدارات في المنظمة.
- القدرة على التعامل مع مختلف الأدوات التي تتواجد في المكتب مثل برامج الإنترنت والفاكس والطابعة ، إضافة إلى امتلاك خلفية ولو بسيطة عن كيفية إصلاح هذه الأشياء وخاصة للأعطال البسيطة .
مهارات السكرتير الناجح .. المهارات الأخلاقية
مِن أهم مهارات السكرتير الناجح المهارات الأخلاقية حيث لابد وأن يتمتع السكرتير الناجح بعدد مِن المهارات الأخلاقية الضرورية مثل:
- الصدق لأقصى درجة ممكنة حيث يُعد الصدق مِن أهم مهارات السكرتير الناجح.
- لأمانة البالغة وعدم إفشاء أياً مِن أسرار العمل لأي شخص أو جهة أو مؤسسة.
- النزاهة التامة والعمل بإخلاص.
- الإلتزام بالمواعيد وعدم التأخر عن العمل.
- معاملة الجميع بموضوعية تامة وعدم تحيز.
- تحمل المسئولية.
مهام السكرتير بشكل عام
- تنظيم المواعيد والمقابلات.
- إدارة البريد والفاكس وكافة الرسائل والمكالمات التي تربط المنشأة أو الشركة بعملائها وتقديم كافة الرسائل الواردة للمدير ليطلع عليها ومِن ثم إرسال الرد.
- معرفة كافة مواعيد وجداول عمل المدير وتنظيم أوقات المقابلات والإجتماعات طبقاً لجدول مواعيده ، بالإضافة إلى اختيار أماكن الإجتماعات.
- تجميع وتنظيم كافة مستندات العمل بشكل يجعل مِن الرجوع إليها في أي وقت سهل.
- القدرة علي التعامل مع كافة الأجهزة المكتبية الإلكترونية لحفظ كافة الوظائف والمعاملات.
- تجهيز التقارير اللازمة حول كافة الموظفين في المؤسسة وأعمالهم التي قاموا بها طوال الشهر.
- التواجد في الإجتماعات وتدوين كافة المعلومات والملاحظات الخاصة واستخلاص أهم النقاط التي يتمحور حولها الإجتماع ومِن ثم تقديمها للمدير فيما بعد.
- التعاقد مِن الشركات المختلفة بغرض التحسين مِن العمل وتكامله مع باقي الشركات.
- معرفة كافة العمليات المصرفية التي جرت في الشركة وتقديم تقارير مُفصلة حولها للمدير بشكل دوري.
- معرفة مقترحات الموظفين وتجميعها كلها وتدوين شكاويهم و عرضها على المدير فيما بعد.
- تجهيز عمليات السفر مثل الحجز واختيار مكان الإقامة وما إلى ذلك.
- التواصل المستمر مع كافة الوحدات التابعة للشركة ومتابعة عملها بشكل مستمر والتأكد مِن أن الجميع يقوم بعمله على أكمل وجه.
أنواع السكرتارية
تتنوع السكرتارية في المؤسسات حسب طبيعة العمل ومتطلباته، وتشمل السكرتارية العامة، والسكرتارية التنفيذية، والسكرتارية المتخصصة ، تقوم السكرتارية العامة بمهام إدارية روتينية، بينما تتولى السكرتارية التنفيذية دعم المديرين التنفيذيين في مهامهم اليومية. أما السكرتارية المتخصصة فتقوم بمهام متعلقة بمجال محدد مثل القانون أو الطب وفيما يلي سرد لأهم أنواع السكرتارية :
1- سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري
هو المسئول عن سلسلة كاملة مِن المهام الإدارية لأحد المسئولين في الإدارة العليا و يتولى مهامه على شكل مشاريع متكاملة بحيث يكون هو الشخص المسئول عن إنهائها في الوقت المُقرر ، ولعل أبرز الأمثلة على هذا النوع مِن السكرتارية الشخص الذي يتولى مهمة إعداد وإخراج التقارير السنوية للمؤسسة ، ومَن يتولى هذا المنصب لابد وأن يكون ملماً بل ومتعمقاً في كافة تعاملات المنظمة وبنيتها التنظيمية ويتمتع بدرجة عالية مِن المهارات الفنية المتخصصة.
2- سكرتير عام
المسئول عن عدد مِن الخدمات والأعمال المكتبية لعدد مِن الإدارات المنظمة ، حيث أن السكرتير العام في المنظمة يُقدم خدماته المكتبية لإدارة شئون الموظفين وكذلك قسم التدريب والإدارة المالية ووحدة الصيانة وغيرها .
3- سكرتير خاص
وفي هذا النوع يكون الشخص مسئولاً عن كافة الأعمال المكتبية المتعلقة بمهام السكرتارية لإدارة بعينها أو لشخص معين.
4- سكرتير متخصص
أما هذا النوع ففيه يكون الشخص مسئولاً عن تقديم كافة خدمات الأعمال المكتبية لنشاط تخصصي معين في المؤسسة ، ولعل أبرز الأمثلة على هذا النوع السكرتارية الطبية والسكرتارية التعليمية .
5- سكرتير مؤقت
وهي و حدة يتم إنشائها لفترة معينة لتتولى عدد مِن المهام المكتبية المعينة لمساعدة إدارةً ما في الشركة أو شخصاً ما في المؤسسة ، مثل أن يكون لدى المنظمة مشروع معين سوف يتم تنفيذ خلال فترة زمنية معينة و لهذا المشروع عدد مِن الوحدات منها و حدة السكرتارية.
وبهذا نكون قد تعرفنا على مهارات السكرتير الناجح العملية والشخصية والأخلاقية وتعرفنا كذلك على أهم المهام الخاصة بالوظيفة وأنواع السكرتارية وتناولنا تلك الأقسام من العمل كسكرتير بشىء من التفصيل والتوضيح .